Verlaag de werkdruk door het uitbesteden van de telefoonaanname

0
186

In veel ondernemingen heerst de hele dag door een drukke sfeer. De werkzaamheden moeten perfect uitgevoerd worden, meetings en vergaderingen moeten gehouden worden en er moet ruimte voorzien worden voor onvoorziene omstandigheden. Als dan ook nog eens de telefoon de hele dag door rinkelt, komt je team al snel voor een te hoge werkdruk te staan. Je klantenservice uitbesteden daarentegen zorgt ervoor dat het werk voor iedereen haalbaar blijft en dat je oproepers toch professioneel en doelgericht verder geholpen worden. Niets dan voordelen voor iedereen dus.  

Hoe werkt het?

Dankzij de telefoonaanname service worden de inkomende oproepen voor je onderneming doorgeschakeld naar de telefooncentrale van je externe partner. De oproepen worden in die telefooncentrale vervolgens aangenomen door een team van telefonistes die vertrouwd zijn met jouw onderneming. De meest voorkomende vragen van de oproepers kunnen zo door de telefoniste snel en vakkundig beantwoord worden, waardoor het gesprek als afgehandeld kan beschouwd worden. In het andere geval worden de gegevens en de vraag van de oproeper doorgestuurd aan de juiste persoon binnen jouw team of kan er, indien dit zo afgesproken werd, doorgeschakeld worden.

Wat zijn de voordelen?

Om het grootste voordeel perfect te kunnen inschatten, zou je eigenlijk eens moeten nagaan hoeveel oproepen jouw onderneming dagelijks krijgt en hoe lang die gesprekken duren. We kunnen je alvast zeggen dat je versteld zult staan van het resultaat. Elke dag opnieuw moeten mensen van jouw team tijd investeren in het beantwoorden van die oproepen en dit gaat natuurlijk ten koste van de tijd die overblijft voor andere werkzaamheden. Inkomende oproepen die voortaan niet meer intern moeten beantwoord worden verlagen bovendien de stress en werkdruk bij de mensen van je teams en ook dat is voor jou als bedrijfsleider natuurlijk een belangrijk gegeven.

Een ander voordeel is dat je ervoor kunt kiezen om de bereikbaarheid van de klantenservice ruimer te nemen dan de gebruikelijke kantooruren. De telefooncentrale kan bijvoorbeeld ook ingeschakeld worden tijdens het weekend en in de verlofperiodes. Op die manier ben je er zeker van dat je onderneming nooit nog een oproep mist.

Wat vinden de oproepers ervan?

Je zou kunnen denken dat het doorschakelen van de oproepen naar een telefooncentrale de professionaliteit verlaagt, maar net het tegenovergestelde is waar. Door het onmiddellijk en professioneel reageren op oproepen, is iedere beller er zeker van dat hij onmiddellijk en op een doeltreffende manier verder geholpen wordt. Wie jouw onderneming telefonisch contacteert, komt voortaan niet meer op een antwoordapparaat of bezettoon terecht en dat kan alleen maar positief zijn voor de tevredenheid. 

Vorig artikelDe mooiste sweaters voor heren
Volgend artikelMeer privacy in je woning